Panduan Memaksimalkan Email Google Workspace Anda: Klasifikasi dan Pengiriman Alias
Dengan email Google Workspace Anda, dpp@assalamsumbar.or.id, Anda bisa memanfaatkan fitur alias dengan tanda plus (+) untuk mengklasifikasikan email masuk dan mengirim email seolah-olah dari alias tersebut. Ini akan sangat membantu Anda dalam mengelola berbagai jenis komunikasi, baik untuk keperluan pribadi maupun internal organisasi.
Memahami Alias dengan Tanda Plus (+)
Fitur alias dengan tanda plus (+) memungkinkan Anda membuat variasi alamat email tanpa perlu membuat akun email baru. Semua email yang dikirim ke dpp+sesuatuku@assalamsumbar.or.id akan tetap masuk ke kotak masuk utama Anda, dpp@assalamsumbar.or.id. Keuntungannya adalah Anda bisa menggunakan bagian setelah tanda plus (+sesuatuku) sebagai kriteria untuk membuat filter otomatis di Gmail.
1. Media Sosial:
- Instagram:
dpp+instagram@assalamsumbar.or.id - TikTok:
dpp+tiktok@assalamsumbar.or.id
2. Struktur Kepengurusan Assalam Sumbar:
| Urutan | Struktur | |
|---|---|---|
| 1 | Ketua Umum | dpp+ketum@assalamsumbar.or.id |
| 2 | Ketua Keputrian | dpp+kaput@assalamsumbar.or.id |
| 3 | Sekretaris Umum | dpp+sekum@assalamsumbar.or.id |
| 4 | Bendahara Umum | dpp+bendum@assalamsumbar.or.id |
| 5 | Departemen Kaderisasi | dpp+kaderisasi@assalamsumbar.or.id |
| 6 | Departemen Syiar | dpp+syiar@assalamsumbar.or.id |
| 7 | Departemen Keputrian | dpp+keputrian@assalamsumbar.or.id |
| 8 | Biro Dana dan Usaha | dpp+danus@assalamsumbar.or.id |
| 9 | Biro Kesekretariatan | dpp+kestari@assalamsumbar.or.id |
3. Event Khusus Assalam Sumbar:
| Urutan | Event | |
|---|---|---|
| 1 | Milad Assalam | dpp+milad@assalamsumbar.or.id |
| 2 | Training Dasar 3 | dpp+radar3@assalamsumbar.or.id |
| 3 | Musyawarah Kerja | dpp+muker@assalamsumbar.or.id |
| 4 | Musyawarah Besar | dpp+mubes@assalamsumbar.or.id |
| 5 | Sekolah Angkatan Muda | dpp+sam@assalamsumbar.or.id |
Penting: Email khusus ini difokuskan untuk internal Assalam Sumbar dan ditujukan untuk memudahkan manajemen serta filter email Anda. Struktur atau event yang sudah disebutkan di atas tidak perlu ditambahkan email khusus lainnya.
Cara Mengatur Filter Otomatis di Gmail
Setelah Anda mulai memberikan alias email ini kepada pihak terkait, Anda bisa membuat filter di Gmail untuk secara otomatis mengatur email yang masuk. Misalnya, Anda bisa membuat email dari dpp+instagram@assalamsumbar.or.id langsung masuk ke label "Instagram".
- Buka Gmail: Masuk ke akun Gmail Anda (
dpp@assalamsumbar.or.id). - Klik Ikon Pengaturan: Di pojok kanan atas, klik ikon roda gigi (Pengaturan) dan pilih Lihat semua setelan.
- Pilih Tab "Filter dan Alamat yang Diblokir": Gulir ke bawah dan klik Buat filter baru.
- Isi Kriteria Filter:
- Di kolom "Kepada", masukkan alias email yang ingin Anda filter, misalnya
dpp+instagram@assalamsumbar.or.id. - Klik Buat filter.
- Di kolom "Kepada", masukkan alias email yang ingin Anda filter, misalnya
- Pilih Tindakan Filter:
- Lewati Kotak Masuk (Arsip): Jika Anda ingin email tersebut tidak muncul di kotak masuk utama.
- Tandai sudah dibaca: Untuk menandai email sebagai sudah dibaca.
- Terapkan label: Ini adalah pilihan yang sangat direkomendasikan. Anda bisa membuat label baru seperti "Instagram", "Ketua Umum", "Milad Assalam", dan sebagainya.
- Jangan pernah mengirimnya ke Spam.
- Selalu tandai sebagai penting.
- Kategorikan sebagai: Jika Anda menggunakan kategori Gmail.
- Teruskan ke: Jika Anda ingin meneruskan email ke alamat lain.
- Hapus: Hati-hati dengan pilihan ini.
- Buat Filter: Setelah memilih tindakan, klik Buat filter.
Ulangi langkah-langkah ini untuk setiap alias yang ingin Anda filter.
---Cara Menambahkan Opsi Pengiriman Email dari Alias (Terutama untuk Email Struktur)
Ini adalah fitur yang sangat berguna, terutama untuk email struktur, karena memungkinkan Anda mengirim email seolah-olah Anda adalah alias tersebut, padahal sebenarnya Anda mengirimnya dari akun utama Anda (dpp@assalamsumbar.or.id).
- Buka Gmail: Masuk ke akun Gmail Anda (
dpp@assalamsumbar.or.id). - Klik Ikon Pengaturan: Di pojok kanan atas, klik ikon roda gigi (Pengaturan) dan pilih Lihat semua setelan.
- Pilih Tab "Akun dan Impor": Gulir ke bawah ke bagian Kirim email sebagai.
- Tambahkan Alamat Email Lain: Klik Tambahkan alamat email lain.
- Masukkan Detail Alias:
- Di kolom "Nama", masukkan nama yang ingin Anda tampilkan (misalnya, "Ketua Umum Assalam Sumbar").
- Di kolom "Alamat email", masukkan alias email yang ingin Anda gunakan, misalnya
dpp+ketum@assalamsumbar.or.id. - Pastikan kotak "Perlakukan sebagai alias" dicentang. Ini penting agar email terkirim melalui akun utama Anda tanpa memerlukan verifikasi SMTP tambahan.
- Klik Langkah Berikutnya.
- Verifikasi (Jika Diminta):
- Biasanya, karena ini adalah alias dari akun Anda sendiri di domain yang sama, Anda tidak akan diminta verifikasi melalui email. Namun, jika Anda diminta, ikuti instruksi untuk mengirim kode verifikasi ke alamat alias Anda (yang akan masuk ke kotak masuk utama Anda) dan masukkan kode tersebut.
- Selesai: Setelah berhasil ditambahkan, Anda akan melihat alias tersebut dalam daftar "Kirim email sebagai".
Cara Mengirim Email dari Alias yang Telah Ditambahkan
Setelah alias ditambahkan, Anda bisa memilihnya saat menulis email baru:
- Klik "Tulis" (Compose): Untuk membuat email baru.
- Pilih Alamat "Dari": Di kolom "Dari" (From), klik panah bawah. Anda akan melihat alamat email utama Anda dan semua alias yang telah Anda tambahkan. Pilih alias yang ingin Anda gunakan (misalnya, "Ketua Umum Assalam Sumbar" atau
dpp+ketum@assalamsumbar.or.id). - Tulis dan Kirim Email: Lanjutkan menulis email Anda seperti biasa dan kirimkan. Penerima akan melihat email tersebut berasal dari alias yang Anda pilih.
Dengan panduan ini, Anda akan dapat mengelola komunikasi Anda dengan lebih efisien, memisahkan kebutuhan pribadi dan organisasi, serta memproyeksikan identitas yang sesuai saat berkomunikasi dalam kapasitas struktural di Assalam Sumbar.